Обустройство нового офиса в Петербурге: мебель, гардероб и шкафы

Новый офис начинается с пустого помещения, ключей от арендодателя и даты, к которой сотрудники должны выйти на работу. В Петербурге к этому добавляются свои особенности: старый фонд с узкими лестницами, бывшие заводские корпуса с высокими потолками, сырые первые этажи. Чтобы не растянуть обустройство на месяцы, мебель для коммерческих помещений подбирают по очереди: сначала то, без чего нельзя работать в первый день, потом остальное. Ниже — список, особенности помещений и порядок действий по срокам.

Список мебели для офиса: что нужно к открытию

Список удобно вести в таблице с колонками «сколько», «размеры», «где стоит» и «кто отвечает» — по ней же потом согласуют бюджет с руководителем. Больше всего на итоговую сумму влияют кресла и шкафы: механизм и материал кресла, толщина металла, замки и число секций.

Офис в коммерческом помещении: что учесть

Помещение диктует мебель не меньше, чем задачи компании. В Петербурге офисы чаще всего встречаются в трёх вариантах:

• первый этаж жилого дома в старом фонде — отдельный вход, толстые стены, иногда перепады пола; у наружных стен и над подвалом бывает сыро, поэтому бумагу и одежду там не держат;
• бывший заводской корпус или лофт — высокие потолки позволяют ставить высокие шкафы, но у больших окон зимой холодно, а розеток часто мало — их расположение учитывают при расстановке столов;
• бизнес-центр — ровные стены и лифты, но мебель заносят по правилам здания: грузовой лифт по графику, пропуска для грузчиков, иногда только в нерабочее время.

До выбора мебели замерьте двери, лестничные марши, лифт, высоту потолка, расположение розеток и батарей. В старом фонде шкафы выбирают разборные: целиком они могут не пройти поворот лестницы. На первом этаже осмотрите стены у плинтусов: если видны следы сырости или плесени, мебель ставят на ножках и с зазором от стены. И помните, что по Правилам противопожарного режима в Российской Федерации эвакуационные пути нельзя загромождать — шкафы и вешалки в коридоре не должны сужать проход к выходу.

Планировка: рабочие места, проходы и хранение

Удобная схема для небольшого офиса: гардероб и приёмная у входа, рабочие места у окон, хранение у глухих внутренних стен, бухгалтерия и кадры — в отдельной запираемой комнате. Шкафы не ставят перед батареями и окнами: они перекрывают тепло и свет, а бумага у холодного стекла набирает влагу. Перед дверями шкафов и ящиками картотеки оставляют место, чтобы они открывались полностью.

Гардероб для сотрудников и посетителей

Петербургская погода большую часть года означает мокрые куртки, зонты и уличную обувь, и гардероб нужен с первого дня. Сотрудникам и гостям он нужен разный.

Для сотрудников удобнее шкафы гардеробные металлические с запирающимися секциями: у каждого своё место для одежды, сумки и сменной обуви. При выборе смотрите на вентиляционные отверстия, чтобы мокрая одежда просыхала, на штангу и полку, на замок в каждой секции. Число секций считают по сотрудникам, которые бывают в офисе одновременно, и добавляют пару для новичков.

Для посетителей хватит открытой напольной вешалки или настенных крючков у входа, на виду у администратора, подставки для зонтов и коврика, который задерживает воду и песок. Закрытые секции гостям обычно не нужны.

Офисные шкафы для документов

В новом офисе бумаг пока немного, но через год-два договоры, бухгалтерия и личные дела займут не одну полку. Для бухгалтерии и договоров обычно ставят офисный металлический шкаф с замком и внутренним запираемым отделением для печатей, для отдела кадров — картотеку с подвесными папками. Металл с порошковым покрытием не разбухает от сырости, как ДСП, и это заметное преимущество на первом этаже или в полуподвале.

• глубину подбирают по самой широкой папке с запасом, шаг полок — по высоте регистратора;
• место считают с запасом на два-три года, чтобы не добавлять шкафы по одному;
• шкафы ставят у внутренних стен, а не у наружных и не на холодный пол без ножек;
• высокие шкафы крепят к стене.

Кресла и столы: первая партия

Кресла и столы — самая крупная часть списка. Прежде чем брать на весь штат, проверьте одну модель кресла на двух-трёх сотрудниках разного роста: регулировки высоты, спинки и подлокотников, допустимую нагрузку. Столы выбирают такой глубины, чтобы монитор стоял на расстоянии вытянутой руки, а под столешницей помещалась подкатная тумба. Одна серия на весь офис упрощает будущие добавления: новые столы встанут в ряд к старым.

Как уложиться в сроки переезда

• Замеры помещения и план расстановки — сразу после получения ключей.
• Список мебели по зонам и согласование бюджета.
• Выбор моделей: сначала то, что дольше всего ждать, — шкафы и мебель под размер, затем кресла и столы.
• Согласование с арендодателем или управляющей компанией времени заноса, грузового лифта и пропусков.
• Сборка и расстановка до выхода сотрудников, а не в их первый рабочий день.
• Проверка: двери шкафов закрываются, ящики ходят, ключи от секций и шкафов розданы под подпись.

Частые вопросы

С чего начать, если бюджет ограничен? С рабочих мест и хранения под замком: без кресла, стола и запираемого шкафа для бухгалтерии офис не начнёт работать. Переговорная и кухня подождут.

Нужен ли гардероб, если в офисе пять человек? Да, хотя бы небольшой шкаф с вентиляцией у входа: иначе мокрые куртки окажутся на спинках стульев.

Что забрать из старого офиса, а что заменить? Металлические шкафы, картотеки и стеллажи обычно переезжают без потерь, если везти их пустыми. Мебель из ДСП после нескольких сборок держится хуже, и её чаще меняют.

Можно ли обойтись без отдельной комнаты для бухгалтерии? Можно, если шкафы с документами и картотека запираются, а ключи только у ответственных. Но рабочие места бухгалтера и кадровика лучше отвести от входа и общего прохода.

Новый офис проще обставлять по очереди: сначала рабочие места, хранение под замком и гардероб, затем приёмная и переговорная, архив — по мере роста. Замеры до выбора, разборная мебель для узких лестниц и сборка до выхода сотрудников избавляют от главных сюрпризов петербургских помещений.